HUDDLE ROOMS : COMMENT CONSTRUIRE VOS NOUVEAUX ESPACES COLLABORATIFS FACILEMENT ?

Autrefois, les entreprises disposaient d’une unique grande salle de conférence formelle, dédiée aux vidéoconférences, ce qui était parfait pour les grandes réunions programmées des semaines à l’avance. Mais aujourd’hui, sur les lieux de travail actuels, la collaboration se fait souvent de façon spontanée entre des petits groupes de collègues. C’est pourquoi les « huddle rooms » sont devenues de plus en plus populaires. Ces petites salles à capacité réduite et équipées de solutions technologiques sont conçues pour permettre aux petits groupes de participer à des réunions improvisées. Elles offrent ainsi un espace privilégié pour la collaboration informelle qui apparait forcément dans le cadre des activités professionnelles quotidiennes.

Pourquoi les huddle rooms sont dans l’air du temps

Les Huddle Rooms offrent un bon compromis entre la conversation de couloir et le formalisme d’une réunion dans une grande salle de conférence, et sont destinées à recevoir des réunions avec des exigences logistiques et techniques moins complexes qu’une réunion mensuelle comme un Codir par exemple. Ces nouveaux formats de salles répondent à un besoin clair de collaboration ciblée, à petite échelle et informelle, dans un environnement d’open space. Dans The Rise of the Huddle Space, Cisco a interrogé plus de 1 000 participants issus d’entreprises de taille moyenne, et a constaté que 93 % d’entre eux s’accordaient à dire que dans les environnements d’open space, la demande en petites salles collaboratives était particulièrement importante.

Mais disposer d’un tel espace ne signifie pas forcément savoir bien l’utiliser. L’enquête de Cisco a révélé que près de 8 utilisateurs de huddle rooms sur 10 étaient frustrés lorsqu’ils utilisaient ces espaces. Leur frustration s’est manifestée dans deux domaines principaux : la facilité d’utilisation et les défaillances technologiques, comme la mauvaise qualité audio ou vidéo. Comprendre ces frustrations et fournir des solutions est un excellent moyen pour les intégrateurs audiovisuels d’aider leurs clients à gérer plus efficacement leurs espaces collaboratifs et à mieux les utiliser.

Défi N°1 : La facilité d’utilisation

Lorsque vous échangez avec vos clients sur leurs besoins en matière d’espaces collaboratifs, aidez-les à se concentrer sur la qualité, la fiabilité et l’évolutivité. Ils veulent des espaces conçus pour être faciles d’utilisation et offrant une expérience identique, quel que soit l’endroit dans les bureaux où se trouve la huddle room. Ils recherchent un espace disposant d’équipements qui peuvent être utilisés à tout moment, par n’importe qui, et en utilisant n’importe quel dispositif PAP (« prenez vos appareils personnels ») approuvé.

L’un des moyens pour répondre au besoin de facilité d’utilisation est de fournir des kits pour huddle rooms prêts à l’emploi, contenant un pack identique de matériel et de logiciels, qui peuvent être adaptés à l’espace et à la situation selon les besoins. Les éléments de base peuvent comprendre un écran, un microphone de qualité et une webcam, facilement intégrables aux ordinateurs et appareils dont les collaborateurs disposent. Mais votre client risque de vouloir faire des économies. Préparez-vous à répondre à son affirmation que « Comme les ordinateurs portables sont déjà équipés de webcams, de microphones et de haut-parleurs intégrés, pourquoi ne pas les utiliser ? » Vous pouvez vous baser sur les données de l’enquête Cisco et sur votre propre expérience pour leur dire que vous comprenez qu’il dispose d’un budget limité, mais que cela risque de susciter des plaintes de la part des utilisateurs.

La facilité d’utilisation implique aussi de choisir l’équipement le mieux adapté à l’espace. Il faut tenir compte de la taille de la pièce et du nombre moyen de participants susceptibles de travailler en même temps dans la huddle room. Ces informations vous aideront à optimiser le kit en fonction des besoins de vos clients pour offrir la plus grande facilité d’utilisation et limiter la frustration des utilisateurs.

Défi 2 : Défauts de conception et d’équipement

Pour arriver à limiter la frustration ressentie par les collaborateurs quand ils utilisent une huddle room, l’équipement et la conception doivent être parfaitement et constamment fonctionnels.

Ce n’est pas toujours facile, puisque la récente enquête de Cisco a malheureusement révélé un taux d’insatisfaction de 78 % concernant la technologie mise en place dans les espaces collaboratifs au cours des six derniers mois. L’enquête a également montré que seuls 11 % des professionnels en charge de la technologie dans les huddle rooms avaient réellement accès à des informations complètes sur l’usage de ces dernières… Les employés sont donc frustrés, mais vous, en tant que professionnel de l’audiovisuel, vous n’avez pas accès aux données qui permettraient d’atténuer cette frustration. Comment relever ces défis ?

C’est particulièrement vrai pour les bureaux en open-spaces, encouragez vos clients à faire de l’aménagement de huddle rooms efficaces une priorité. Cela signifie qu’il faut comprendre les besoins des collaborateurs. Envisagez de consacrer du temps à l’observation des habitudes de travail et à la formulation de recommandations fondées sur ces observations.

Le fait de connaître les besoins vous aidera à concevoir les espaces en gardant à l’esprit les meilleures utilisations possibles. Ensuite, assurez-vous que l’équipement est adapté à l’espace. Par exemple, la caméra est-elle réglée de manière à optimiser le champ de vision pour que les spectateurs à l’autre bout puissent voir tous les participants ?

 

                                 schéma de l’impact du champ de vision sur la convivialité des salles de réunion

L’audio est un défi souvent négligé, alors assurez-vous que les bons micros et haut-parleurs sont en place pour une meilleure expérience d’utilisation de la huddle room.

L’augmentation du nombre de ces salles collaboratives implique que vos clients ont besoin d’aide pour créer des pièces faciles à utiliser et qui fonctionnent bien, afin d’aider les employés dans leurs efforts de collaboration. Comprendre les points douloureux auxquels les clients sont confrontés vous aidera à répondre efficacement à ces besoins et vous aidera à devenir le spécialiste des huddle rooms !

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